Memorandum - izdelujemo v skladu z zahtevami

Promet dokumenta katerega koli podjetja je zbirka dokumentov druge narave, ki se sistematizira na določen način. Eden od dokumentov je memorandum.

Splošne značilnosti in namen dokumenta

Za začetek je treba opozoriti, da je memorandum poslovni dokument, ki je informativen in hkrati priporočljiv. Zasnovan je tako, da se zagotovi upravitelju podjetja ali neposrednemu nadzorniku. Ta dokument lahko zbere kateri koli zaposleni v družbi iz dveh razlogov:

1. Na pobudo samega delavca.
2. Po navodilih vodstva.

V vsakem primeru pa tak dokument vsebuje podrobne informacije o določeni posamezni zadevi. Dejansko je to mnenje delavca, izraženo v pisni obliki. Obstajajo primeri, ko mora vodja za odločitev o sprejemu odločitve poznati stališča svojih podrejenih o okoliščinah primera. Potem je zaposleni dolžan obrazložiti odgovor in na koncu dodati svoje osebno mnenje v obliki konkretnih predlogov in priporočil. Tako obvestilo že postane zasebno mnenje določene osebe.

Ne bodi zmeden

Pri pripravi dokumenta je treba natančno vedeti, kaj je potrebno zagotoviti. Nekatere vrste poslovnega dopisovanja so zelo podobne med seboj in jih je mogoče zlahka zamenjati. Na primer, poslovne opombe so tri vrste: uradni, poročanje in pojasnilo. Hkrati pa obstajajo tri pomembne razlike med njimi, ki osebi, ki ji je bila znana, ne omogoča, da naredi to napako. Ti dokumenti se razlikujejo:

1. Po naslovniku, to je tisti, za katerega so namenjeni. Za razliko od uradnika je pojasnilo napisano na ime neposrednega nadzornika, poleg tega pa lahko poročilo o poročilu neposredno pripiše direktorju podjetja.

2. Na temo in semantično obremenitev predstavljenih informacij. Predmet pojasnila je jasno razviden iz naslova. Urad je del poslovne korespondence med strukturnimi oddelki podjetja. Tema poročila je lahko drugačna:

• Periodično poročanje;
• Enkratno posredovanje informacij o vprašanju obresti.

3. Če sta storitev in pojasnila namenjena uporabi znotraj podjetja, je lahko memorandum notranje ali zunanje narave. V prvem primeru je namenjen direktorju družbe in v drugem primeru za višjo oblast.

Ko je dokument pripravljen

Memorandum je prisilni ukrep. Zbira se, ko je situacija izven nadzora in ogroža podjetje z resnimi težavami. Z drugimi besedami, stanje mora biti kritično. Na tej točki zaposleni prinaša informacije upravi in podrobno opisuje dejstva, ki so mu znana. To bi lahko ogrozilo izpolnjevanje načrta ali prejem pričakovanega dobička. Cilj dokumenta je pritegniti pozornost managerjev na problem in poskušati popraviti situacijo. Vsak specialist na svoj način predstavlja rešitev položaja. V poročilu podrobno opisuje svojo različico in svoje mnenje o tej zadevi izraža. Za udobje zaznavanja informacij je ta dokument izdelan v popolnoma brezplačni obliki. Ta slog popolnoma dopušča vsakemu zaposlenemu, da izrazi svoje stališče o določenem, enotnem vprašanju, brez strahu, da bi ostali napačno razumeli.

Razlogi za pripravo dokumenta

Obstaja več razlogov, zakaj se lahko sestavi beležko. Seveda je mogoče vzorec ali edinstveno predlogo za vse možne primere. Toda vsaka posebej vzeta priložnost zahteva individualni način predstavitve. Razlogi so lahko zelo različni:

• Zakasnitev dela;
• Odsotnost;
• Neizpolnitev obveznosti;
• Konflikt med zaposlenimi;
• Izjavo o rezultatih izvedene revizije;
• Obveščanje o napaki;
• Grožnja neuspeha načrtovane naloge;
• Informacije o nesprejemljivem vedenju zaposlenega.

Obstaja veliko razlogov, in vsak od njih zahteva individualni pristop in konkretno sojenje. Po prejemu informacij iz prve roke mora šef temeljito preiskovati in sprejeti pristojno odločitev. Pogosto je treba pridobiti dodatne informacije od drugih udeležencev težave. Prisiljeni bodo predstaviti svoja pojasnila vodstvu glede postavljenega vprašanja.

Če je kdo zlomil nekaj

Kršitve v proizvodnih pogojih niso neobičajne. Brez njih je potek dela in komunikacija med ljudmi nemogoč. Najpogosteje obstaja obvestilo o kršitvi delovne discipline. Vedenje delavca na delovnem mestu je vedno dvoumno. Vsako odstopanje od splošno sprejetih norm se običajno zazna kot kršitev in zahteva ustrezno kaznovanje. Samo vodja podjetja ima pravico, da naloži kazen, tako da ostali zaposleni, vključno z neposrednim nadzornikom, lahko le obvestijo o dogodku in predlagajo svojo možnost, da vplivajo na nemarnega kolega. Algoritem za sestavljanje takega poročila je naslednji.

1. Ime storitve ali enote. Označena je v levem zgornjem delu lista.
2. Naslovnik (vodja podjetja). Označena je v zgornjem desnem kotu.
3. Ime dokumenta. Napisal je malo črno z velikimi črkami z rdečo črto.
4. Številka dokumenta.
5. Kraj kompilacije.
6. Glava.
7. Besedilo dokumenta: In položaj storilca, datum kršitve, vrsto kršitve, razlog za incident, predlog za izterjavo.
8. Položaj, polno ime In podpis zaposlenega, ki je sestavil dokument.

Če je bil kolega kriv

Zapisnik zaposlenega lahko pripravi neposredni nadzornik ali kolega. Pogosteje razlogi za njeno kompilacijo so negativni: kršitev, nepravilnost, slabo vrednotenje. V tem primeru je zapis namenjen ugotavljanju dejstva, kaj se je zgodilo in ustavitvi ponovitve podobnega v prihodnosti. Po prejemu takega dokumenta mora glava razumeti situacijo in sprejeti odločitev. V tem primeru je odvisno od tega, ali bo zaposlenim naložena kazen ali ne. Če se je prvič pojavil negativen dogodek, se lahko omejite na opozorilni in poučni pogovor. Če je prekršek prešel v sistem, potem bo kaznovana v skladu z delovno zakonodajo. Vodja je dolžan naložiti vizum, v katerem bo odločitev zabeležena. Poročila se lahko pripravijo za zaposlene in iz drugih razlogov. Na primer, vodja enote ima pravico pisati obvestilo direktorju o spodbujanju podrejenega za vestno delo ali dobro opravljeno delo. Načelo kompilacije je enako, samo besedilo je pozitivno.

Ali je težko napisati poročilo?

Ni težko napisati memoranduma. Vzorec pisanja, če je potrebno, lahko vedno vzamete iz sekretarja. Mnogi podobni dokumenti prehajajo skozi njegove roke. Glavna stvar je jasno navesti bistvo tega, kar se je zgodilo. Po prejetju takega dokumenta mora upravitelj imeti jasno predstavo o tem, kaj je želel avtor tega "sporočila". Dejstva je treba po korakih opisati v kronološkem vrstnem redu, da se jasna in razumljiva slika pojavi kot celota. Upoštevati je treba tudi, da je poročilo za interno uporabo običajno na pravilnem papirju velikosti A4 (ali A5). Če se informacije zagotovijo organizaciji na višji ravni, mora biti besedilo natisnjeno na dopisu podjetja. Taka listina mora nujno dati glavi za podpis. Kot rezultat, ga bodo podpisali dva predstavnika iz družbe: prvi - originator, drugi - direktor. Informacije se lahko potrdijo z dodatnimi informacijami. Običajno so priloženi glavni dokument v obliki oštevilčenih aplikacij.

Da bo vse v redu

Da bi se informacije slišale, je treba vedeti, kako napisati memorandum. Tak dokument običajno sestavljajo trije glavni deli.

1. Razlog, ki je služil kot izgovor za pisanje takšne note. Treba je jasno navesti stanje in navesti vsa znana dejstva.
2. Mnenje izvora o tem, kaj se dogaja. Analizirati moramo situacijo in našo rešitev rešiti problem, ki se je pojavil.
3. Splošni zaključki in konkretni koraki.

Informacije morajo biti na kratko in čim bolj jasni, tako da pri branju naslovnika ne izgubi misli. V nasprotnem primeru se opisana dejstva lahko napačno razlagajo in sprejeta odločitev ne bo prinesla želenih rezultatov. V besedilu ni treba izraziti lastnih domnev ali izkrivljati resničnosti. Ta metoda je v nasprotju s pravili. Če obstaja takšna potreba, se naslovnik sam zanima za mnenje originatorja, da bi razumel, kaj se je zgodilo, in sprejme končno odločitev.

Zaporedje ukrepov

Na primer, lahko upoštevate poseben primer neizpolnjevanja uradnih dolžnosti. Memorandum o zaposlenem sestavi neposredni nadzornik, da zagotovi upravljanje podjetja. Za začetek je zaposlenemu dana čas, da popravi svoje napačne račune. V nasprotnem primeru vodja zadevne službe v prisotnosti treh prič pričakuje, da delavec v predvidenih rokih ne opravi naloge. Vdor mora nato napisati obrazložitev po celotni obliki z navedbo razlogov.

Zaposleni to ne more storiti. V tem primeru izgubi zadnjo priložnost, da se zaščiti. Pojasnilo se pošlje glavi na pregled. Končno odločitev izraža v obliki resolucije. Informacije se pošljejo kadrovskemu oddelku, da pripravi nalog za izterjavo. Stopnja kazni se določi v skladu z zakonom. Če se je kaznivo dejanje izkazalo za precej resno in se je ponovilo, se lahko rezultat razreši z dela po ustreznem členu.