Kako napisati poslovno pismo: pravila in priporočila

Bistveni element katerega koli podjetja je poslovna korespondenca. Zaposleni v vsakem podjetju komunicirajo s kolegi in strankami, z dobavitelji in potrošniki. Na splošno dnevna rutina katere koli pisarne nujno vključuje sodelovanje v korespondenci.

Kljub dejstvu, da dnevna večina zaposlenih v podjetjih in organizacijah pošilja in sprejema številna poročila, niso vsi v skladu z ustaljenimi normami in pravili, ko so ustvarjeni. Izkazalo se je, da ni tako preprosto pisno in pravilno pisati poslovnega pisma. Obstajajo številne zahteve in predloge, ki se uporabljajo v svetu in so povezani s kroženjem dokumentov. Vključujejo pravila pisanja poslovnega pisma, pa tudi glavne točke glede zasnove.

Pri pisanju sporočila zunanji organizaciji ali preprosto sodelavcu v sosednji oddelek se moramo držati strogega sloga (razen prijazne korespondence, za katero ni takšnih omejitev). Ne uporabljajte preveč čustvenih besed, celo opisati celoten pomen transakcije ali navdušenje preskušenih izdelkov. Poslovno pismo mora biti jasno, jedrnato in dovolj omejeno.

Sporočilo bi moralo začeti naslovnik. Če je namenjen zaposlenemu v tretji organizaciji, morate vseeno navesti svoje ime, delovno mesto prejemnika in njegovo polno ime. V primeru, ko dokument ostane v podjetju, je dovolj, da ima priimek z začetnicami (lahko dodate trenutno stanje). Poslovno pismo zunanji organizaciji je treba izdati na papirju (ne glede na to, ali bo poslano v elektronski obliki ali v papirni obliki). Če ga nimate, lahko preprosto določite pogoje pošiljatelja v "glavi" dokumenta.

Preden začnete sestavljati besedilo, morate razmišljati o svoji strukturi, opredeliti glavne teze in namen pisanja. V tem primeru je postopek pisanja veliko enostavnejši. Dokončanje dopisa sledi podpisu, ki označuje ne le priimek, temveč tudi položaj, kot tudi ime podjetja, ki ga zastopa.

Ko na koncu pošljete ponudbo potencialni stranki ali partnerju, se zagotovo zahvalite za sodelovanje in upate na nadaljnje skupno delo.

Poleg pravil, uporabljenih v poslovno korespondenco, obstajajo tudi priporočila. Na primer, vsak dokument, naslovljen na določeno osebo, bi se moral začeti z besedami "spoštovati" s polnim imenom in ne z začetnicami. Ne uporabljajte kratic v črkah, na primer pišite "uv." Ali skrajšajte delovno mesto naslovnika, njegovega delovnega mesta.

Najbolj zapleten se šteje mednarodni kroženje dokumentov, saj v vsaki državi obstaja nekaj odtenkov komuniciranja, jezik, v katerem je treba uskladiti s tujimi partnerji, ni vedno jasen začetniku pisma, zato moram uporabiti storitve prevajalcev. Preden se obrnete na storitve takega strokovnjaka, je treba pojasniti, ali ve, kako pisati poslovno pismo v angleščini ali pa gre za banalni dobesedni prevod. Če naj bi bil obtok tujih dokumentov trajno ohranjen, je bolje zaposliti zaposlenega, ki ima dovolj znanja o tujem jeziku, da pripravi poslovno pismo.

Na splošno, kako bo dokument sestavljen in kako je formaliziran, je dosežek naloge v mnogih pogledih odvisen. Torej v vsakem primeru ne podcenjujte pomena poslovnega bontona pri komuniciranju.