Za arhiviranje dokumentov. Kako vložiti dokumente?

Preden se je pridružil dokumentacijo potrebno najbolj temeljito seznanitev z velikim številom potrebna navodila v zvezi z vprašanji upravljanja dokumentov in zapisov. Te norme - so zapleteni in vsebujejo veliko število različnih majhnih podrobnosti in nianse. Kako do tal dokumentov kotiček? Ki vsebuje seznam priloženi? Ali lahko šivati računovodske dokumente termoperepletnoy stroj? Začetnik klerikalni delavec nekaj razbiti glavo.

Pushover?

Na prvi pogled je postopek registracije primera in ga je dala v arhiv dokaj preprost, vendar praksa kaže ravno nasprotno. V primeru kršitve katerega koli izmed pravil institucije urada bo zavrnejo, trgovine-papir, in boste morali ponovno začeti delo. Če je takšno stanje je prišlo v svojem življenju, preberite članek - bomo poskušali rešiti to vprašanje.

Zakaj zašite dokumenti? Ali obstajajo predpisi, po katerih se ta postopek ureja? Ja, in so mnogi. Govorimo predvsem o metodoloških priporočil za vodenje primerov, ki so bili odobreni v decembru 2009, sklep državnega arhiva. V drugem pa - na GOST 51141, namenjena za arhiviranje poslovne in pisarniško poslovanje ter vsebuje vse potrebne opredelitve in izraze. Poleg tega obstajajo tudi druge zakonske norme, po katerem je premrežen dokumentacijo.

Začnimo s pokrovom

Če je gledališče se začne z obešalnik, potem je naša postopku - ne samo s pokrovom. In izbira kartonasti "skorjo" - ena izmed prvih nalog v procesu "embalaža" dokumenta. Na prvi pogled, ne boste našli razliko med številnimi obstoječih sort. Toda bolj je videti, da razumete, da so pokrov standardni, nestandardno, in se uporablja za dolgoročno hrambo.

Najpogosteje lahko srečate standardni pokrov primer format 229h324 mm. To se uporablja v vseh primerih, v katerih je velikost vzorca spetih listov. Če je iz neznanega razloga dokument precej specifične in videz parametre, zahteva nestandardne gibljivo kritje. Pojdite na zadnji um pripoveduje, da so dokumenti, v katerih shranjujejo od 25 let ali več.

V skladu z zakonodajo, so take prevleke so samo iz trdnega kartona zaradi pomembnega delovnega življenja. Treba je sprejeti ukrepe, da se ohrani ustrezno vrsto dokumenta in njegovo primernost za uporabo po resni čas. Dokumenti, ki so namenjene za dostavo v Državnem arhivu, shranjeni v pokrov izdelana iz materiala, kot je karton brezkislinskim.

Spregovorimo o številu listov

Preden vložite v pravilni dokumenti niti, ki so vsi potrebni, da se doda v pravilnem zaporedju. Nato postopek z običajnim preprost svinčnik opravljeno oštevilčenja. Glavno pravilo je - to je oštevilčene sezname, namesto strani dokumenta. Arabska številka nameščena na vsako stran v zgornjem desnem kotu. Poleg tega so naše ocene ni treba "plazijo" na besedilo. Glede na skupno število listov ne velja inventarja dokumentov.

Kaj razlik obstajajo v številčenja? Če je število nepovezanimi listi dokumenti vsebujejo črko ali nekaj podobno, najprej naštel z ovojnico, nato pa - vsak vgrajeni v svojih listih. Če je število vhodnih enot - več kot 250, je, da ga razdeli v več zvezkih. In vsak od njih ima svoje številčenje.

Inside arhiv poslovne dokumente lahko prisotni, ki imajo lastne številke strani, na primer, za objavo revij. Vendar obdelavo primer v arhivih, ki jih našteli, med drugim, ne da bi motili splošni red.

Če je ugnezdena seznam je velik format, se je odločila, da razširi in številka v zgornjem desnem kotu. To se zagotovi prost dostop do besedila. Če na katero koli od listov prilepili fragmenti nezmožnosti njihovega ločevanja, vse te embalaže je oštevilčena kot eno. V tem primeru, je prepričan, da pripravi popisa vsakega od lepljenih delov, ki je na hrbtni strani ali na prostem prostoru. Navedba prilepili dokumenta zavarovanja mora biti v pisni obliki ali v pojasnilih k skupni popis z navedbo imena. Najpogosteje te naložbe so samostojni čeki, izjave ali slike.

Popravki napak in seznam dokumentov

V primeru, ko je v okviru operacije dovoljeno nekaj ne preveč hudo napako (npr preskočila par listov) namesto celotnega niza ponovno preštevilčenje lahko uporabite oznako pismo. V tem primeru se številke na drugih listih ni spremenilo. Odprava teh napak je možno samo ob dogovoru z arhivsko osebje. Če odkrite hude napake, bo dokument ponovno oštevilčene. Stare številke pa prečrtati tako nežno, kot je mogoče, in odložil nove. V tem primeru je posodobljen oštevilčenja spet naj bi o vpisu zagotovil.

Brez zaloge nimate arhiviranje ne bodo sprejete. Informacije, ki jih vsebuje, za ime dokumenta, datum risanje, označevanje in neposredno tabelo, ki prikazuje serijske številke listov, število bankovcev in (po potrebi). Dopolnil vse informacije o številu dokumentov v obliki številk, podvojene besede, nato pa vse ga sopodpiše dirke s podrobnostmi Ime

Kako vložiti dokumente nit

Ker naj bi postopek zamreženja zagotoviti, da so vse potrebne materiale in orodja na dosegu roke. Poleg lastnega podjetja potrebujejo šilo, igla, karton za arhiviranje dokumentov in posebnih niti. Kot zadnji naselitve bančni vrvice, huda ali proshivnymi nit L-210. Zadnja vrsta se uporablja za potrebe urada pogosteje.

Na se začetek dokumenta odstrani iz vseh sponkami ali drugih kovinskih predmetov, potem primerov listi so gladka gladka sklad. Na levi strani na področju prostora je tri luknje iglo ali šilo. Postavite jih v sredini najboljših prostega prostora, namenjenega za levo vdolbine, tj razdaljo približno eno in pol centimetrov. Ta ugotovitev je pomembna - ker sicer po vložitvi dokumentov bodo težko brati.

Nasveti za udobje

Če imate luknje glajenje robov za vas ključnega pomena, si luknjo udarec. Ampak ne pozabite, da je preveč papirja je "preveč težko." Prepričajte se, da so bile vse tri luknje ki se nahaja na višini enakomerno razmaknjene v razdalji približno 3 cm. Povprečna izmed njih mora biti na sredini strani.

Da bi preprečili poškodbe prekrivne folije in propad podjetij je pogosto priporočljivo, da se sprednji in zadnji utripanje okrepiti kartonaste trakove. Skozi to se bo preskočila nit. Normalna njena velikost - 70 cm, vendar v vsakem primeru odvisen od debeline skladovnice ..

Kot preboden luknji 3

Tukaj je vsebina tega algoritem za arhiviranje dokumentov. Prvič, igla se skozi sredino odprtin, z nazaj na koncu navoja ostaja. Sledi vdet na vrhu svojih lukenj. Kot rezultat, oba konca kupa prikazan na prometnih sešiti listi. Igla se vleče skozi dno luknje in pripraviti niz na sprednji strani. Potem spet izpusti iglo v sredini luknjo. Tako je bila naša nit potegne skozi vse potrebne luknje, po katerem sta oba konca pritrjeni na zadnji strani dokumenta močan vozel. Zadržani konce dolžino približno 5 cm.

Neposredno na skupščini je prilepljen list papirja z besedami zanesljivosti. V nadaljevanju si bomo ogledali tehnologijo proizvodnje.

Dokument je mogoče sešiti in s 4 luknjami. Kako to storiti? Postopek ni zapleten. Štiri luknje narejene navpično simetrično dogovora o skupni osi. Leaving nit rep na zadnji strani prvem odpiranju, vodenje šivi firmware potem vezava vozel, kot je opisano zgoraj. Firmware je treba dvakrat podvojiti, da bi zagotovili trajnost in zanesljivost.

o vpisu zagotavljanja

V naslednji fazi, ko številčenje in firmware - dobava našega poslovanja napisa zavarovanja. Kaj je to? Ta nalepka velikosti 4x6 cm z besedilom "zbrane na enem mestu in oštevilčenih listov ..." (njihovo število je označena s številko, in besede). Nadalje navaja položaj zaposlenega, se dokumentira datum in osebni podpis. Če želite pečat certificiranje, je treba poudariti tudi to. Napis je prilepljena na vrhu vozlišče nam vezani konice vlaken, ki mora v tem primeru še naprej prosto. Podpis predstavljajo na koncu postopka, ko se lepilo posuši. To se naredi, da bi preprečili širjenje. Tiskanje (če sploh) pritrdi del na odseku stanja na sami etiketi.

In šele potem, ko posel žico, oštevilčene, zapečateni podpisan in žigosan, ga lahko pošlje v arhiv.

Pitje napisa zagotavljanja mora biti resen in pozoren. To je bila ona - dokumentirane dokaze o imunosti primeru. V primeru kršitve njene celovitosti ali dokumentira pristranskost ni mogoče sprejeti nadzorne organe, ali pa je izziv na sodišču.

Kaj in zakaj šiva

Obvezno je vse speti dokumenti, zaradi za vlaganje v arhivu ali v katerem koli od inšpekcijskih organov, ki davčnim organom, pokojninskih skladov in še veliko takih. Ne moreš vzeti nazaj dokumente zlepljeni ali speti s pomočjo stapler. Kot smo že omenili, v primeru postopka zaradi neskladnosti, da si preprosto ne bo sprejel.

Takšni postopki so, za katere v prvi vrsti dokumentov, ki pripadajo osebju in računovodstva. Tisti, ki so zaključili obravnavo kasnejše leto, se deponira v arhivu organizacije ali podjetja. Posebne arhivi posredujejo primer s predhodnim pravnim obdobja hrambe. To je določeno z zakonom, glede na vrsto dokumenta. Na primer, morajo vsaj 75 let, da notarske zapise, knjige in dokumente gospodarske račun informacij osebja.

Rok za risbe so precej manjši - star le 20 let. Foto dokumentacija, ki bi poskrbel za 5 let. Arhivi se deponirajo pri javnih in zasebnih podjetij. Naloga vseh nedržavnih akterjev - skleniti z Zvezno arhivske službe te pogodbe.

Ne smemo pozabiti, da je firmware dokument pravi samo enega zaposlenega, ki ima to obveznost, opredeljena v opisu delovnega mesta. V primeru nizke kakovosti spojine dokument ponuja nekaj sankcije, zlasti v primeru sprememb ali pomanjkanja nekaterih pomembnih strani.

Vrnimo se k tehnologiji Binder

Zgoraj opisani navzkrižno povezovanje metode so primerne tako za varnostno kopiranje in davčne inšpekcije. Vendar pa bi vložitev računovodskih listin, shranjeni za dolgo časa (več kot 10 let), še posebej močna - pogosto na 5 lukenj. Zanesljivosti je napis, ki na poseben svilen papir, da se jasno vidi nalepka se nahaja pod enoto in ni dvoma o celovitosti dokumenta.

Če so izpolnjeni pogoji iz pisarne hole punch običajnih pisarniških Punchers v prvotno stanje, potem pa, če je to potrebno, za izdajo velike količine papirnih dokumentov (na primer, v tisku) uporabljajo profesionalno opremo v obliki Vrtalni stroji ali zavezujoče stroj. Takšni mehanizmi imajo resne moč in je lahko ročno in je opremljen z električnim pogonom.

mehanizem stroj

Osnova teh sistemov ali naprav - klasičen način s pomočjo vzmeti. Tak knjigoveški stroj je opremljen z napravo za perforacijo. Drug mehanizem dokumenta na nabodalo vzmeti plastike, po katerem se zgornji in spodnji del enote dodane lepenke ali plastične prevleke.

Prednost zavezujoča stroj je možnost lepljenja zelo velike dokumente. Debelina bloka je lahko do 500 strani. In tudi - sposobnost za brisanje ali dopolniti strani in listov že zavezuje dokumentov. Slabosti so zelo resne, in kompleksnost ne preveč visoke trdnosti.

Če knjigoveštvo stroj za vložitev dokumentov, opremljen s kovinskimi vzmetmi, ki je naveden na določen korak in narejene luknje, oziroma, da se to, se papir bloki nosili na fleksibilnega vzmetnega jekla, ki je nato stisnjen in zaklenjena. Prednosti izvedbe naprave s kovinskimi vzmetmi - bolj Naočit končno obliko in izboljšano zanesljivost v primerjavi z vezavo plastičnih vzmeti. Toda hkrati, da vstavite ali odstranite liste brez poškodb nemogoče.

Poleg spomladi obstajajo naprave, ki delujejo na principu vezave na plastično glavnika, katerega zobje zvije. Na voljo je zavezujoča tudi za spiralo, seznanjeni, da nas na mizi koledar, prenosni računalniki in dnevniki. Po vrtanjem luknje v njih rane spiralo (3-4 obrne ročno, drugo samodejno).

Napredek ne miruje

Kaj je toplotno vezavo? To je sodoben stroj za vložitev dokumentov, ki jih je mogoče hitro in njihove ne-ločljivo povezavo. Z termoperepletnyh stroj lahko opravijo veliko število materialov, kot tudi pripravi posameznih kopij. Ta varianta je še posebej primeren poslali poročila, pogodbe in promocijske materiale.

Delovni stroj te vrste z uporabo zavezujoče termokoreshkov in termooblozhek ob različnih barv in velikosti. Glede na število listov izbranih termooblozhka izčrpanju določeno debelino, nato vse skupaj nahaja v stroju. Notranja stran pokrova končnega puhasto plasti polimernega lepila. Stroj je opremljen z ogrevalnim elementom, s katerim se polimer staljeni in vsi listi so zaprti vroče plasti.