Kaj je elektronsko upravljanje dokumentov

Dejstvo, da je pred 10 leti zdelo izjemo od pravila, je sedaj postala norma. To velja tako številnih področjih človekovega življenja - zlasti v poslovnem sektorju.

Konec koncev, ne glede na to, kako hitro tempu napredka, so bili dokumenti in so še vedno zelo pomembna, morda celo najbolj pomemben del gospodarske in komercialne dejavnosti, kot so velika podjetja in samostojni podjetniki, ki nimajo tudi zaposlenih. Elektronsko vodenje evidence - izraz, ki se vedno bolj uporablja na vseh področjih delovanja, in nihče ni presenečen.

Zakaj? Ker so dokumenti dobesedno koraki popraviti celoten proces dejavnosti, vse informacije, ki so potrebne za učinkovito delo.

Dokumenti, še posebej s svojimi velikimi količinami, je že dolgo nekakšen kamen spotike in vzrok za šale kot smešno, in ne tako.

Izguba dokumentov, oklevanje in napake pri njihovem oblikovanju je postal neke vrste žalostno tradicijo. Da bi se čim bolj izognili zgoraj navedenih težav in pospešitev procesa dokumentoobrazovaniya, je večina velikih in srednje velikih podjetij je aktivno premakne za elektronsko upravljanje dokumentov in elektronsko upravljanje dokumentov na splošno.

Ta dva pojma, čeprav izhaja iz ene druge, ampak vse isto, niso enaki. Dokumentacijo - proces neposrednega ustvarjanja dokument in organizacija dela z njim nadaljnje iskanje, shranjevanje in nadzor gibanja.

Namreč, proces gibanja je tisto, kar se običajno imenuje dokument od trenutka nastanka ali prejemu papirja pred koncem njega.

To isto delo kot njega nadzira proces, ki se imenuje pisarni uprave.

Uradno je ta terminologija se sliši malce strašljivo, vendar v velikih podjetjih je obilo papirnih dokumentov in išče vleče veliko težav, tako velike in majhne. In to je tisto, kar naredi tudi najbolj konservativne voditelje prevesti svojo dokumentacijo v elektronski tirnicah, ki pokriva celoten proces "in iz".

Ampak, se je izkazalo, da to storite v post-sovjetskih držav, ni tako enostavno! Za dolgo časa elektronsko vodenje evidenc na eni strani - je pozdravil, na drugi strani - to ni imelo zadostne pravne veljave. Situacija je zelo olajšala uvedbo elektronskega podpisa, ki je postal neke vrste jamstvo pristnosti in veljavnosti dokumenta.

Tehnične težave še vedno precej veliko. Od programskih napak in konča z različnih notranjih politik (predvsem zasebnih) podjetij. Konec koncev, za ustrezno izmenjavo dokumentov v elektronski obliki, na ta način naj bi delovala tako nasprotne stranke, ki v praksi ni vedno zgodilo.

Zaradi tega in tudi zaradi konservativne željo, da "bi varnih" elektronski dokumenti so pogosto odlagajo na policah v obliki njihovih kopij. Ampak še vedno, postanejo manj opazne. To, skupaj z avtomatizacijo ustvarjanje dokumentov in pomaga nadzorovati njegovo gibanje, naredi celoten proces poteka dela bistveno hitreje, kar pomeni - učinkovita. Poleg tega je precej prihrani prostor v sobi.