Dokumentacija o dejavnostih upravljanja in njenih osnovnih pojmov

Dokumentacija pomeni beleženje informacij v skladu z urejenimi pravili, to je postopek izdaje dokumentov v posebnem naročilu. Ker se postopek evidentiranja podatkov lahko izvede na različne načine, so dokumenti v praksi vodstvenih dejavnosti zelo raznoliki - ročno napisani, grafični, tipografski, fotografski in video.

Dokumentiranje upravljavskih dejavnosti je reguliran postopek, ki mu zagotavlja pravno veljavnost - kakovost, ki je na seznamu veljavne zakonodaje.

Do sedaj se uporabljajo različna načina dokumentiranja: od preprostih (kot so svinčniki in običajne kemične svinčnike) do bolj zapletenih elektromehanikov (to vključuje kasetofon, video kamero, fono kamero itd.) In računalniško podprtih računalnikov. Od uporabljenih sredstev so odvisne tudi metode dokumentacije. Lahko je tekstualna, elektronska, filmska in fotografska.

Dejavnost upravljanja uporablja praviloma besedilne dokumente, napisane ročno ali ustvarjene v računalniku. Zato so prejeli ime upravljavske dokumentacije.

Dokumentacija je vedno na določenem nosilcu določene informacije s posebnimi podrobnostmi, ki jih nato uporabijo za identifikacijo. Dokumentiranje vodstvenih dejavnosti ustvarja načine in razloge za urejanje dejavnosti kot ločenega uradnika, pa tudi finančne ali organizacijske akcije celotnega podjetja.

Dokumentacija se lahko razlikuje glede na njegove funkcije, namen, vsebino, stopnjo tajnosti in razpoložljivost informacij. Usmerjevalni dejavniki omogočajo, da jih razvrstimo v interorganizacijske in zunanje. Prvi, ki ne presega omejitev ene institucije ali organizacije in se izvaja med njenimi udeleženci, se imenuje uradno. Druga - zunanja dokumentacija - poteka med organizacijami različnih vrst, posameznimi uradniki, ki niso neposredno podrejeni drug drugemu.

Tehnična dokumentacija se izvaja v skladu z ustaljenimi normami, ki so za vse vrste dokumentov lastne. Za vsako vodstveno dejavnost je to še posebej pomembno, ker dokumentacija postane zakonita in služi kot najbolj natančen dokaz pristnosti informacij, ki jih vsebuje.

Dokumentiranje dejavnosti upravljanja nalaga posebne naloge uradnikom ali upravnim organom, ki jih izvajajo. Torej, med oblikovanjem vseh uradnih dokumentov, veljavnih zakonodajnih norm, je treba upoštevati pravila registracije, ki so po vsej državi. Poleg tega je treba vsakemu dokumentu nujno spremljati tudi podatki o organizaciji, pravno pomembni: njegovo ime in dešifriranje, podpisi in pečati uprave ali določenega oddelka podjetja, datum zbiranja in številka v registru, pooblaščeni gojitelji itd. Končno mora dokumentacija upravljavskih dejavnosti vsebovati dokumente, ki so strogo v njihovi pristojnosti.

Dokumenti se razlikujejo glede na stopnjo avtentičnosti. Osnutki ali kopije iz glavne dokumentacije vsebujejo le določeno besedilo in ne vsebujejo take pravne veljavnosti kot originali. Dokument, ki vsebuje informacije in zgornje zahteve, ki potrjujejo njeno veljavnost in pristnost, se šteje za pristen.