Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami: kako deluje?

Elektronsko upravljanje dokumentov (EDI) je hiter način izmenjave informacij, ki temelji na uporabi elektronskih dokumentov z virtualnimi podpisi. V razvitih državah sveta je že dolgo dobil priznanje kot učinkovito orodje za hitro poslovanje.

Essence

Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami je niz procesov za ustvarjanje, obdelavo, pošiljanje, prenašanje, prejemanje, shranjevanje, uporabo in uničevanje dokumentov. Vsi ti postopki se izvajajo po preverjanju integritete in potrditvi dejstva o prejemu dokumentov.

Pravila za izvajanje izmenjave dokumentov med pravnimi osebami potekajo s soglasjem strank. Informacije se izmenjujejo s pomočjo telekomunikacijskih sredstev, dokumenti pa se hranijo v elektronskih medijih. Obdobje hranjenja računovodskih informacij ne sme presegati tistega, ki je določen na zakonodajni ravni.

Organizacije lahko izmenjujejo formalne in neformalne dokumente s podpisi udeležencev med seboj. Na področju poslovanja so lahko: režijski stroški, dogovori, računi, pogodbe, dogovori, naročila, obvestila, pooblastila itd. Informacije se lahko prenesejo v obliki besedilnih, namiznih in grafičnih datotek.

Namen izvajanja EDI

Predpogoj za uvedbo EDI je lahko:

• Zmanjšanje rutinskega dela;
• Zmanjšanje izgube dokumentov;
• "Transparentna" dela z dokumenti;
• Povečanje izvajalske discipline - zagotavljanje dokumentov v določenih datumih itd.

Med kvantitativnimi cilji je mogoče opredeliti:

• Zmanjšanje časa za obdelavo dokumentov je 10-krat.
• Zmanjšanje stroškov za urad dvakrat.

Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami: kako deluje

V skladu z domačo zakonodajo elektronsko izmenjavo dokumentov med organizacijami poteka s soglasjem obeh strani. Za izmenjavo podatkov je potrebno, da so vsi udeleženci priključeni na opremo enega operaterja. Nato mora uporabnik poslati zahtevo za dodajanje na seznam nasprotnih strank. Po potrditvi zahteve lahko člani sistema izmenjujejo podatke.

Modul EDM bo moral opravljati naslednje funkcije:

• Povabite nasprotne stranke, da izmenjujejo podatke.
• Ustvarite adresar.
• Integrirajte se z računovodsko programsko opremo, npr. 1C.
• Potrdite in šifrirajte dokumentacijo.
• Strukturiranje korespondence.
• Sledite statusu črk.

Elektronsko kroženje dokumentov med organizacijami poteka s pomočjo certifikatov. Povezava s strežnikom in avtentikacija potekajo preko osebnega digitalnega potrdila. EDS se izda vsakemu uporabniku sistema, shranjen na elektronskem mediju z žetonom in zaščiten s kodo PIN. Uporabnik mora vnesti svojo prijavo, geslo v osebno omarico. Šele potem bo imel dostop do svojih dokumentov.

Začetek procesa izmenjave je lahko vsak zaposleni v organizaciji, povezani s sistemom. Pred pošiljanjem dokumenta nasprotni stranki mora biti podpisana v EDS. Ta postopek se izvaja s programom "Cryptopro". Dokument se pošlje prek EDO. Zaposleni v nasprotni stranki prejme obvestilo o prejemu novega dokumenta. Če jo sprejme, potem postavi tudi EDS. Če želite dokument spremeniti, se ustvari nova elektronska različica. Ko je urejanje končano, je treba vse spremembe shraniti s pomočjo EDS-a. Potem se dokument pošlje nasprotni stranki. Po potrebi se izvede elektronska uskladitev informacij.

Če je treba znova opraviti popravke, se celoten postopek ponovno ponovi. Če ni nobenih pritožb glede nove različice, se dokument spoštuje. Končni vzorec je tisti, ki sta ga podpisala dva EDS. Vse različice dokumenta so shranjene na strežniku in so na voljo za ogled. Takoj, ko bo vzorec dodeljen statusu, dokumenta ne bo mogoč. Negativne pogodbe dobijo status »preklicane«. Tako se izvaja elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami.

Oprema

Kaj je potrebno za elektronsko izmenjavo dokumentov med organizacijami? Najprej je treba izbrati telekomunikacijskega operaterja in namestiti posebno programsko opremo za izmenjavo informacij. Drugič, pri vsakem izvajalcu, s katerim organizacija namerava opraviti elektronsko dopisovanje, je treba skleniti "Sporazum o izmenjavi elektronskih dokumentov".

Prav tako je potrebno namestiti EDI strežnik, na katerem bodo shranjeni vsi dokumenti. To je lahko naročnikova oprema ali shranjevanje v oblaku. Dostop do podatkov sistema od zunaj se izvaja preko aplikacije, ki je nameščena na opremi zaposlenih v organizaciji. Interakcija računalnikov s strežnikom se izvaja prek HTTP-ja z dodatnim šifriranjem SSL 128. Dostop do dokumentov je le prek vmesnika aplikacij in po preverjanju pristnosti.

Projekt EDO

Proces avtomatizacije procesa lahko traja od nekaj mesecev do nekaj let. Rok je neposredno odvisen od števila procesov, ki jih je treba avtomatizirati, virov in finančnih zmožnosti organizacije. Kratek povzetek izvajanja EDI je naslednji:

• Ustvarite delovno skupino.
• Oblikovanje ciljev, pogojev in proračuna projekta.
• Pregled obstoječih procesov.
• Razviti naloge.
• Izvajanje sistema EDI.
• Podpis pogodbe o uvedbi SED.
• Odobritev delovnega načrta.
• Sistemi za polnjenje sistema.
• Usposabljanje osebja.
• Izvedba predhodnih testov.
• Objava sklepa o uvedbi SED.
• Dokončanje programske opreme in delovnih postopkov.
• Začetek pilotnega projekta.
• Celovit prehod na EDI.

Napake izvajanja EDI

Pri postopku avtomatizacije dokumentov je treba posebno pozornost posvetiti postopkom, v katerih je po zakonu potreben papirni nosilec. Elektronsko ne morete kopirati papirnega dokumenta. To bistveno upočasni delovni proces in povzroči negativen odnos do procesa avtomatizacije kot celote. Nihče ne plača za dvojno delo.

V procesu izvajanja je treba razviti nov postopek za delo z dokumenti, usposabljati osebje in šele nato začeti polno izvajanje. To lahko dosežete le, če osebju prinesete prednosti uporabe novih tehnologij.

Druga priljubljena napaka je slaba obdelava zahtev za SED. Če morajo uporabniki delati v neizpopolnjenem sistemu, se postopek EDO razlikuje od tistega, kar je v organizaciji sprejeto.

Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami: prednosti in slabosti

Prednosti:

• Zmanjšanje stroškov pošiljanja izvirnih dokumentov po pošti.
• Shranite prostor za shranjevanje dokumentacije. Elektronsko shranjena.
• Enostavnost uporabe. Dokument se pošlje z ene delovne postaje. Hitro iskanje dokumenta poteka po statusu (poslano, prejeto, prejeto, itd.).
• Takojšnja dostava. Vse poslane informacije dosežejo naslovnika v nekaj sekundah.
• Dokumenta ni mogoče izgubiti do izteka njegovega skladiščenja v sistemu.

Slabosti:

• Če želite uporabljati opremo, morate kupiti licenco, ki stane veliko denarja.
• Izmenjava podatkov je najpogosteje možna samo med udeleženci v istem sistemu.
• Elektronsko kroženje dokumentov med organizacijami v 1C ali s pomočjo katere koli druge programske opreme se razlikuje od predhodno uporabljene sheme. Z uvedbo novega algoritma bodo vsi zaposleni imeli vprašanja o opravljanju dela.
• Tehnična oprema. Pred izvajanjem EDI organizacije je potrebno kupiti opremo in usposabljati zaposlene za upravljanje novega sistema.
• EDO se izvaja s pomočjo EDS, veljavnost pa je 1 leto. Potrebno je pravočasno spremljati in posodabljati potrdila. Prav tako je treba nadzirati obdobje veljavnosti potrdil nasprotne stranke, da bi se izognili težavam pri davku.

Pravna ureditev

Katere normativne akte urejajo elektronsko izmenjavo dokumentov med organizacijami? Zakonodaja Ruske federacije vključuje zvezni zakon št. 63 "O elektronskem podpisu", pravila o predložitvi dokumentov zvezni davčni službi so predpisana v sklepu Ministrstva za finance št. MMV-7-2 / 168. EDO med organskimi organizacijami poteka na podlagi sklepa Ministrstva za finance št. 50n. Pravila za izmenjavo primarnih računovodskih listin v elektronski obliki so predpisana v vrstnem redu zvezne davčne službe št. MMV-7-6 / 36 @. Vsi operaterji EDO v procesu dejavnosti morajo voditi odredba zvezne davčne službe št. MMV-7-6 / 253 @.

VLSI

Elektronska izmenjava dokumentov med organizacijami VLSI daje kupcem takšne prednosti:

• Pošljite dokumente katerikoli organizaciji, ki je registrirana na ozemlju Ruske federacije. Če nasprotna stranka ni članica sistema VLSI, se zaposleni v podjetju preprosto obrne na predstavnika organizacije in pošlje vabila k sodelovanju v sistemu na svojo e-pošto. Takoj po potrditvi zahteve bo izmenjava informacij med udeleženci potekala brez posrednikov.
• V računalniku ni treba namestiti programske opreme. Dovolj je, da imate najnovejšo različico brskalnika in dostop do interneta.
• Za delo s podatki ni potrebe po posebnem programu. Če je poročilo prvotno pripravljeno v tretji programski opremi, na primer 1C, lahko konfigurirate integracijo podatkov s sistemom VLSI.
• Obrazec dokumenta ni nameščen. Pošljete lahko besedilo, datoteke namizja, slike in tako naprej.

SKB "Kontur"

Eden od prvih razvijalcev programske opreme v Rusiji se ukvarja tudi z dobavo opreme, s katero se izvaja elektronski kroženje dokumentov med organizacijami. "Contour" je razvil sistem Dyadok, preko katerega se izmenjujejo elektronski dokumenti. Posebnost sistema je, da je dostop do podatkov mogoče pridobiti v tujini. Zlasti za ta namen je podjetje razvilo tarife v gostovanju. Če želite, lahko dostopate do podatkov preko API-ja.

Kaj je potrebno?

Če želite povezati EDI, mora organizacija kupiti:

• Licencirana programska oprema;
• Server;
• Izvedba nadgradnje opreme;
• Osebje vlaka;
• Konfigurirajte in integrirajte ESUD za delo z notranjimi aplikacijami.

Takšne naložbe je treba izvesti, da bi povezali elektronski tok dokumentov med organizacijo? Vključitev v posvetovanje o tehnični podpori, posodobitev SED in programske opreme - druga faza naložbe. Te stroške bo treba plačati mesečno.

Zaključek

Izmenjava papirnih dokumentov se nadomesti z elektronskim dokumentom. Ne samo, da zmanjša stroške organizacije za izvajanje procesov, ampak tudi povečuje učinkovitost poslovanja kot celote. Da bi EDI uspešno deloval, je treba jasno opredeliti cilje izvajanja sistema in pravilno konfigurirati opremo.