Usklajevanje in standardizacija dokumentov. Razvoj poenotenje in standardizacijo dokumentov

Znanstveni in tehnološki napredek in pojav različnih oblik lastništva privedel do širjenja trgovine-ekonomskih in socialno-kulturnih odnosov. Močno okrepila procese v obsegu orožja družbe vplivala informacijskih tokov, ki so potrebni za pravilno delovanje enote za upravljanje.

Kaj je poenotenje dokumentov

Ne glede na obseg in področja: ali javnega dejavnosti ali industriji, izobraževanju in zdravstvu - ročno poenotenje in standardizacijo dokumentov postopoma zbledi v ozadje. Od začetka prejšnjega stoletja, ki ga za obdelavo podatkov kodificirati jih postopoma prehaja iz rok v mehanizirano metodi, in še bolj - za avtomatizirano.

Tako je minilo racionalizacija dokumentacijo. Pojem "poenotenje in standardizacijo dokumentov," je bil zasnovan na tej stopnji. Vendar pa je v vseh fazah delovnega procesa in izboljšanje podatkov obstaja en in isti problem. Prinesite avtomatizirati kaos nemogoče, saj mora biti ta proces pred poenotenje in standardizacijo dokumentov na splošno. Z drugimi besedami, le z urejanjem papir, lahko začnete z obdelavo in uporabo.

Namen in cilji združevanja

Ključni vidiki optimizacije uradni upravno, gospodarsko in vseh drugih dejavnosti so poenotenje in standardizacijo dokumentov. Na kratko razloži, kako lahko ta koncept prinese dokument generično predlogo, enoten sistem. Ta proces ima velik vpliv na takojšnjo pripravo kakršne koli dokumentacije. Načela standardizacije in poenotenja listin, so naslednji:

1. Združeni oblike tipkanje.
2. Nastavitev enotne zahteve za registracijo podatkov, kar v isti vrsti odločanja.
3. Znatno zmanjšanje stroškov za različne vrste materialov za pripravo in dekoracijo.
4. Združljiv komplet enotno bazo podatkov, ne glede na industrije in dejavnosti.

Funkcije enoten potek dela

Treba je razumeti, da so vse aktivnosti za usmerjanje in kontrolo organizacije, podjetja, državo, po vsem, je sistem, v katerem vsak element postane eno ali drugo funkcijo. Med njimi so na splošno (ali tipično) - tiste, ki so neločljivo povezane dejavnosti katere koli institucije: organizacijske, upravne, izvršilne funkcije načrtovanje, računovodstvo, itd Medtem, dejavnosti posameznih organizacij so neločljivo povezane s posebnimi funkcijami. Na primer, cilji in cilji, ki temeljijo na izvajanju izobraževalnih aktivnosti so značilne le za predmete iz tega področja.

Kaj je sistem dokumentov

Sistem Poenotenje in standardizacija za upravljanje z dokumenti je snov, ki nastane na podlagi njunega odnosa, ki ga:

• izrazit pojav;
• destinacija;
• industrijo;
• tip;
• Zahteve za sestavo.

Kaj so dokumenti v enoten sistem

Dokumentacijski sistem lahko obschefunktsionalnoy in industrijo. V zvezi s prvo vrsto, tukaj bi se pojavila vprašanja. Z industrijo sistemi vključujejo dokument, ki odraža posebnosti podjetja ali organizacije. Na primer, standardizacija in uskladitev carinskih dokumentov vsebujejo snovi, ki uravnavajo pri pregledu državne meje in prečka izvažajo postopek, uvoženega blaga.

Kar se tiče materialov med seboj povezani in kako je odnos med dokumenti obeh sistemov - funkcionalna in industrija je odvisna od mnogih dejavnikov. Še posebej, je njihova vrednost vnaprej določena z naravo dejavnosti organizacije. Poleg tega je poenotenje in standardizacija upravnih dokumentov vedno ne pomeni oblikovanje določb o organizacijskih, izvršilne in upravne dejavnosti. Medtem, načrt organizacijsko in upravno dokumentacijo, ki vsebuje osnovne kontrolne točke, upravljanje, sodelovanje in nadzor nad delom državnih organov, podjetij, oddelkov in uradnikov, ki temeljijo na industriji in funkcionalnih struktur.

Glavne faze poenotenje in standardizacijo

Problemi standardizacijo in usklajevanje trgovinskih dokumentov, pogosto nastanejo zaradi zamud pri dodeljevanju blok organizacijske in upravne dokumentacije, ki je za takšne sisteme pravno pomoč. Izvajanje pravočasno uskladitev poslovno upravljanje podjetij dokumentov vključuje:

1. V okviru enotnih oblik dokumentarnega dogaja, da vzpostavi ustrezen nomenklature.
2. Splošni model sistema stavbe dokumentacije temelji na obliki, sprejeti kot model.
3. Posebna pozornost je namenjena skladenjskih pravil gradbene dokumentacije.

Pred tem poenotenje in standardizacijo izvornih dokumentov, je potekala z vsemi zahtevami za materiale v vseh fazah ustvarjanja, polnjenje, obdelavo in shranjevanjem. Menimo, in psihofiziološke človekove sposobnosti in parametre stroja in tehnične opreme.

Značilnosti oblikovanju standardov

Treba je omeniti, da so bili rezultati procesa združevanja, da bi najbolj pogosto uporabljene predloge za skupni pravni obliki. Standardi so bili razviti za storitve, izdelke in zaposlovanje ima razlago v zvezni zakonodajni ravni. Pojem "poenotenje in standardizacijo dokumentov" v tem primeru je določena z državnimi dejavnostmi v zvezi s posnetkom norm in specifikacij za večkratno uporabo na prostovoljni osnovi.

Naloga, ki ustvarjajo standardov je red na področju proizvodnje in povečanje konkurenčne kakovosti izdelkov, storitev ali gradenj. je tudi standardizacija in uskladitev trgovinskih dokumentov za doseganje informacije in tehnične združljivosti.

Težave, povezane s poenotenjem zunanje trgovine dokumentacije

Poleg tega se izraz "standard" pomeni ne le normativno vsebino dokumenta. Zakon jasno navedeno mehanizem prostovoljno brez prisilnih uporabo. Državni standardi so zamenjali dokaj hitro državljan. Po uvedbi temeljnih sprememb, ostaja le problem standardizacije in usklajevanja trgovinskih dokumentov.

Še posebej akutna, in do danes je vprašanje državnih standardov, ki urejajo postopek priprave dokumentacije za izvožene izdelke. Glede na enoten sistem, ki ga je zvezni zakon "Na tehničnem predpisu" z dne 01.07.2003 sprejeto, katere določbe so prisotne v njem, ni povsem v skladu z zahtevami standardizirane dokumentacije, pa še danes uporablja en masse.

Vloga državnega odbora za standardizacijo v procesu poenotenja in standardizacije

Usklajevanje in standardizacija dokumentov - pot ruske državne standarda. Vse all-ruski razvrščevalniki tehnične, ekonomske, socialne pridobi pravno veljavo takoj po registraciji države. Nadzor nad izvajanjem vseh zahtev, vključenih v posameznih aktih, nosi rusko državno standard in druge organe, ki jih država dovoljenje v določenem pristojnosti.

Glavne smeri poenotenja in standardizacije dokumentov so za vzpostavitev enotne vzorce, predloge, obrazce. To so lahko standardi, ki se zahtevajo pri pripravi dokumentov za standarde za nekatere vrste blaga in enotnega dokumentacijskega sistema. Slednji je sistem materialov z enim nizom pravil in zahtev ustvarili. Enoten sistem dokumentacija vsebuje, kot pravilo, vse informacije, potrebne za izvajanje nalog upravljanja v določenem vplivnem območju.

Glavna enoten in standardiziran sistem v Rusiji

Do danes, med poenotene sistemov izstopajo:

• struktura v zvezi z dokumentacijo, organizacijske in upravne narave;
• sistema za nadzor dokument v bančni instituciji;
• usklajevanje in standardizacijo knjigovodskih listinah in poslovnih knjigah in računovodskih evidenc, v institucijah javnega sektorja;
• krogla statističnih dokumentov;
• Dokumentacija o sistemu, ki urejajo zadeve dela;
• standardizirane dokumente za zunanjo trgovino.

Zato je vsaka od navedenih sistemov na voljo na državno raven, ki razvije oddelke centralne vlade, da usklajuje delovanje na določenem področju dejavnosti. Na primer, je ministrstvo za finance v Rusiji, je odgovoren za oblikovanje obrazcev za računovodske in bančnih dokumentov. Po drugi strani pa Rosarchiv prepoznavanje vzorcev organizacijske in upravne dokumentacije. Te iste oblasti pravijo podrobnosti dokumentov. Njihovo poenotenje in standardizacijo vključuje oblikovanje obrazcev, ki se uporabljajo v posamezni industriji.

Podrobnosti in oblike dokumentov v procesu standardizacije

Podrobnosti dokumenta menijo, da je obvezna sestavina, brez katere je nemogoče opraviti formalizacijo postopkov za registracijo snovi. Za podrobnosti glejte podpis, žig, žig, datum, besedilo, itd Seveda, za vsak tip uradnega dokumenta, ki se uporablja poseben sklop podatkov. V tem primeru, je vsak od poenotenja sistemov se uresničuje z ustvarjanjem obliko modela dokumentov za enega od sistemov. Na njegovi podlagi razviti najprimernejše podatke o vseh dokumentov, ki pripadajo specifične baze podatkov.

Oblika, kot je bilo že omenjeno, je oblika predloga dokumenta. Tak model pisno na sedež področju uporabe upošteva njeno velikost, robove in zamike, zlasti nastanek strukturne omrežja in glavnih podrobnosti.

Usklajevanje in standardizacija dokumentov organizacijskih in upravnih območij prispeva k enostavnost uporabe obrazcev v dejavnosti katere koli institucije, agencije, industrijskih in proizvodnih podjetij. Gostje, ki ureja uporabo poenotenje in standardizacijo organizacijske in upravne dokumentacije, veljajo za:

• uredba;
• naročila in navodila;
• rešitev;
• protokoli;
• dejanja;
• črke.

Pisma določen naslov upravne in organizacijske ukrepe, vključno vodenje, koordinacija in vzdrževanje:

• javni organi subjektov Ruske federacije (v seznamu predmetov vključuje avtonomnih regij in republik, z zakonodajo, ki je skupaj z ruskim nacionalnem jeziku, nameščene v glavnem);
• podjetja in združenja, ne glede na obliko lastništva in organizacijsko-pravne dejavnosti.

GOST vzpostavlja ne samo sestavo podrobnostih, ampak zahteve za njihovo zasnovo in izdelavo, hranjenje, uporabo in ohranjanje sedanjih z emblemom Ruske federacije in državni grb predmetov oblik. Uporaba GOST je shematski prikaz podrobnosti.